Comme toute personne ayant monté son entreprise, vos journées sont plus que chargées. Depuis des années vous vous investissez pleinement dans la gestion de votre institut afin d’avoir une situation pérenne. Vous vous remettez souvent en question, et cherchez toujours à vous améliorer... et c’est sûrement ce qui vous a amené jusqu’à notre article.

Car oui, il existe des solutions pour optimiser son temps et pouvoir souffler un bon coup !

Changer quelques habitudes du quotidien peut parfois vous permettre de gagner un temps fou. Voici nos 5 meilleures astuces qui permettront à vous et votre équipe d’être plus efficaces dans la gestion de votre institut.

Conseil n°1 : Oubliez l’agenda papier !

Vous passez du temps à rechercher le post-it qui était collé sur le comptoir la veille ou à décrypter les hiéroglyphes de votre super collègue Sandra sur le rendez-vous de ce matin ? Vous ouvrez au moins 50 fois par jour ce bon vieil agenda en papier et il faut l’avouer.. Il y a parfois de petits ratés !

Vous apportez peut-être une valeur sentimentale à ce vieux carnet car il représente certainement l’organisation de votre institut de ces dernières années, mais sachez que l’oublier est une bonne chose pour vous, vos employées et votre clientèle.

Passer à un agenda numérique vous permettra de gagner en efficacité, ça c’est certain!

Vous perdrez beaucoup moins de temps à chercher un créneau libre pour vos clients qui vous appellent, vous pourrez fixer des dates et horaires de rendez-vous simultanément avec le planning de vos employées et celles-ci pourront organiser leurs journées plus facilement en ayant un aperçu de leurs prestations attribuées en un clic et où qu’elles soient.

En bref, cela vous permettra également d’avoir une vision globale de votre institut ! Pratique, n’est-ce pas ?

Autre détail non négligeable, ce vieil agenda papier qui trône à l’entrée de votre institut peut aujourd’hui donner une image désorganisée à vos clients. Alors foncez et montrez-vous moderne auprès de votre clientèle !

Conseil n°2 : Sécurisez vos rendez-vous

Qui ne s’est jamais fait poser un lapin par un client qui a tout simplement oublié son rendez-vous ?

Cela peut bien sûr arriver à tout le monde, mais cette situation a le don de désorganiser toute votre journée, et en plus, cela plombe votre business ! Vous avez dû refuser des rendez-vous alors que si vous aviez su plus tôt, vous auriez pu combler ce trou dans votre planning...

Certains grands instituts ont opté pour le rappel par téléphone de tous les clients la veille de leur rendez-vous, mais votre structure est trop petite et vous n’arrivez pas à dégager du temps pour rappeler tout le monde. Avez-vous pensé aux SMS ?

Sachez qu’un SMS de rappel envoyé la veille d’un rendez-vous, c’est 90% de chance de voir son RDV honoré par votre client !

Il suffit de mettre en place une automatisation des rappels, et vous n’aurez à vous occuper de rien mis à part demander le numéro du client lors de la prise de rendez-vous.

Dites adieu aux lapins et aux trous dans vos journées de travail !

Conseil n°3 : Perdez moins de temps au téléphone

Les coups de téléphone à répétition dans la journée ont le don de vous faire perdre un temps fou.

Tout d’abord parce que vous devez fouiller dans votre agenda papier pour trouver un créneau libre, les proposer à votre client au téléphone jusqu’à trouver l’horaire idéal. Cela peut prendre jusqu’à 3 minutes par coup de fil... et ce, au moins 30 fois dans la journée ! Ça en fait du temps au téléphone en une semaine, non ?

C'est d’autant plus énervant lorsque vous êtes en rendez-vous avec un client, que vous et vos collègues devez tout arrêter net pour savoir qui va aller décrocher, courir, et traiter la demande. Ensuite, vous devez reprendre votre soin où vous avez été forcée de l’arrêter. Ce qui vous fait bien évidement perdre du temps.

Vos clients peuvent en plus avoir l’impression que vous ne vous occupez pas d’eux à 100%.

Et si on vous disait qu’il est possible de réduire le nombre d’appels durant vos journées de travail tout en ayant autant de rendez-vous bookés dans votre planning ?

Proposer la prise de rendez vous en ligne à vos clients est la solution pour booster votre efficacité puisque vous perdrez moins de temps au téléphone. En plus, vous serez plus concentrée sur vos prestations et votre client aura vraiment l’impression que vous le chouchoutez, et ça, c’est important !

Conseil n°4 : Peaufinez votre communication

L'efficacité dans la gestion de votre institut rime aussi avec communication. On a souvent tendance à délaisser cet aspect qui est pourtant primordial pour votre business.

Animez les réseaux sociaux de votre salon pour faire découvrir à vos fans de nouveaux produits que vous utilisez en institut, promouvoir vos offres du moment ou même présenter vos nouvelles recrues. Un ou deux posts par semaine peuvent permettre de fidéliser vos clients qui vous garderont toujours dans un coin de la tête ! Petite astuce : pensez à demander à vos clients après un soin de vous laisser un avis sur votre page Facebook 😉

Pour être sûre de toucher le plus de monde possible, choisissez plusieurs canaux de communication comme les SMS ou les newsletters. Ces canaux sont idéaux pour fidéliser votre clientèle !

Conseil n°5 : Surveillez régulièrement vos résultats

Enfin, le secret pour augmenter son efficacité et bien sûr de toujours surveiller ses résultats. Gardez un œil sur les performances de votre semaine, mois, trimestre par rapport aux précédents.

Voilà tout simplement la clé pour vous améliorer en permanence ! Analysez vos résultats pour savoir si vos opérations marketing ont fonctionné et pourquoi, ce qui a raté et pourquoi, ce qui peut être optimisé, etc...

Oui, mais vous allez nous répondre que vous n’avez pas autant de temps à consacrer à la comptabilité et c’est bien normal. Mais toutes ces heures de calcul peuvent être évitées si vous utilisez un logiciel pour la gestion de votre institut. Comme ce logiciel est relié à la prise de rendez-vous en ligne et à votre agenda, il saura automatiquement calculer vos recettes, et les comparer à vos objectifs ou performances habituelles.

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